我们先看看基金会的实际情况:
1. 我们是一个松散的组织,人员变动频繁,人员的能力也参差不齐
2. 基金会的资料比较混乱,但是无论是我们内部还是外部的环境都要求我们有比较公开和透明的运转机制
3.我们已经有一部分的运转是基于web方式的,如论坛和工作日志等,大多数义工都有努力上网和处理基本的电脑操作
4.目前的资料包括: 
	a. 重一开始就有的纸张的记录
	b.网页上公开的HTML方式的资料(猫猫等在手动维护)
	c.Excel 表格(泥土时代,发动很多义工整理的),包括财务数据
	d.我的数据库(不准确,部分来自网页,部分来自excel表格)
5.湖思茶屋的电脑和网络,经常不稳定,使用的人员比较复杂,



而我们希望的一套理想的资料管理系统应该是这样的:
1.容易使用,对使用者要求不高;
2.集中管理数据,不需要在多次输入和重复输入;
3.同时提供电子和纸张的多份拷贝
4.即使义工轮换,也能基本不影响工作
5.最好能够全职义工和兼职义工同时操作,减少全职义工的负担和发挥人多力量大的优势;
6.有安全的数据备份机制
7.自动更新目前的网页(学生和资助情况),提供功能比较强的查询系统给义工和资助人
8.自动通知和联络资助人(当学生情况变化时,如开学/家访/资助款不足等)
9.生成财务报表等